作者：林佳緯醫師
自從念醫工所參與Biodesign course、需要領導一個小組，我就開始留心如何提昇小組的溝通效率。其實身邊周遭大部分的朋友，恐怕都還是用Email或電話，柯P在台北市政府使用Line群組，已經算上一個世代很善用數位工具了。
一直到最近舉辦biodesign workshop，我必須跟各位說，我個人沒寫過一封Email，除了避免有人沒注意到我們在facebook messenger上的訊息，多寄出一封Email做保險，Email儼然成為最沒效率的溝通方式。我與籌備小組在Biodesign Workshop: Ideation事情多如牛毛的籌備過程中，也僅僅通過三次電話。
我們不是數位相關科班出身，對於Github、Hackpad等等工具不是很熟悉，最常使用的其實是Facebook Messenger（聽起來很弱XD），但我想這過程的經驗，還是可以提供需要運作團隊的朋友們參考。
1. Facebook Messenger
剛剛說了，用到現在最常用的團隊溝通工具還是Facebook Messenger。最大的好處就是：人人都愛用Facebook，訊息比較不容易漏接。
跟Line相比，Facebook messenger在跨平台的介面比較完整，不像Line在電腦上使用根本是場災難，也可以傳檔案，新增、加入、移除群組我想是最方便的地方。雖然Slack這方面做得更好，但畢竟大家還不熟悉、也不會時時開Slack來看（但facebook會 XD）
聽說Facebook打算推出Facebook for Work，我覺得是非常合理的作法，因為跟Slack相比，messenger太陽春了。
Line則漸漸被我打入冷宮，單純做私人訊息使用。一方面我壓根覺得Line不是為「工作」、「團隊溝通」開發的工具，另一方面我覺得facebook messenger執行速度也比Line來得快，雖然只是幾毫秒的差別，心裡上的感受卻差很多。還有，Line在群組介面的設計不像messenger清楚，很容易被廣告淹沒。
Messenger也不是毫無缺點，例如當對話一多，要去找過去講過的內容就是件很痛苦的事；而Slack可以輕易的搜尋對話內容，光這一點就節省很多時間。
2. Slack
如果不知道Slack是什麼，麻煩參考這篇：
「Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道」
之前看到評論寫到「Slack殺死Email？」這種聳動標題，還覺得有點唬爛，用了一陣子這些工具，現在用Email溝通都覺得超沒效率，心裡默默碎念「我們可以加Slack群組嗎？」
Slack用法有點像Line, WhatsApp這類通訊工具，所以介面上會讓使用者覺得很輕鬆，除了目前只有英文介面之外 XD
但對於檔案管理、頻道切換的功能則強很多。例如我上傳檔案到messenger，成員對於檔案的討論可能很容易就被其他事情淹沒；但Slack可以在檔案下面另抓一組討論串，僅僅針對該檔案，清楚多了。Slack支援的檔案類型也很多，雖然我們最常用還是ppt。
前面提到群組管理的問題，如果我要開私密群組，在facebook的作法是開個祕密社團（group），但是日子一久可能會出現一大堆秘密社團，對管理者是很大的負擔；在Slack就簡單很多，你只要設定某個群組的權限就好。
不過Slack目前只有英文版，這對大家可能有點壓力。
3. Google Drive
Google document後來整合作google drive真是我們的好朋友，文件可以開放協作，不管文件（word）、試算表（excel）、投影片（powerpoint）都可以通，最重要也最常用的功能我想是Google Sheet（表單）。
第一次知道google sheet是婚禮籌備。現在婚禮意見調查應該幾乎都使用google sheet了吧？你可以設定問題（單選或多選）調查會不會參加婚禮、來幾人、有沒有小孩、葷素.......等等，大家填完還直接生出一個excel檔給你下載管理，禮金甚至可以用同個檔案記錄，根本是新人最好的朋友～
參加新思惟活動，報名表單應該也是用google sheet做出來的，把需要參加者填寫的訊息列出來，也方便籌辦單位管理。我們在活動之前會設計問卷調查與會者需求，活動可以根據訊息作調整，活動後也設計問卷回收建議，供日後活動設計參考。
簡單的說，Google Sheet可以提昇籌辦小組與參加者的互動，提昇活動品質，對於問題快速回應。最重要的是，一切免費！
4. Basecamp
我在成大醫工所的小組，使用的是Basecamp作為project management工具。當時還沒有Slack，所以basecamp給我的感覺是「簡潔、有效率」。
Basecamp設計的Discussion介面比較像論壇，開一個主題後團隊成員回post這樣，大部分的人可能比較習慣這種模式，不過Slack可以用Channel來達到類似目的。
另外Basecamp有共用行事曆管理，也有團隊To-do可以用，管理狂應該很喜歡。我當時團隊沒啥使用到這個特色就是了。
最後是檔案管理，Basecamp一樣可以上傳檔案到project裡面，當然繳的費用不同容量大小也不同。當初使用Basecamp頭兩個月免費，接下來每個月$20（約台幣600），我個人覺得不算貴，不要用只要暫停帳戶即可，資料免費保留六個月，期間也不用付錢。
到底要用什麼工具最好？
如果你開始思考這個問題，恭喜你！你已經注意到如何提昇團隊運作效率。根據我的觀察，大部分團隊還是只用Email或電話在彼此溝通。我覺得大家滿有耐心的，其實Email很慢又會把信箱弄得很亂，訊息也容易淹沒在廣告信電子報裡。
除了上面提過的工具，我覺得當團隊管理時有「混亂」、「沒效率」、「每個人都忙卻不知道忙啥」這些感覺，我建議你看一下蔡依橙醫師這篇文章：「《SCRUM：用一半的時間做兩倍的事》心得筆記」。
Scrum的觀念早已不是新聞，困難之處就在於有沒有確實執行。像我們這次「Biodesign Workshop: Ideation」核心籌備小組只有三人（包含我），我們在活動前三天因為與會人數從30人暴增到近50人，還有種種執行上的細節，臨時更換活動場地。我必須承認有很多需要改進之處，但與會的林士惟醫師竟然還以為我們背後有學會：
老話一句，重點不在你用哪一種工具，而是「你想解決什麼問題」。根據想要解決的問題、尋找適合的工具，配合Scrum的觀念，才能確實提昇團隊協作的效率。
延伸閱讀：
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